Praca nad magazynami korporacyjnymi jest czasochłonna. W natłoku zadań i goniących terminów konieczne jest zatem usystematyzowanie działań, aby współtworzenie treści z (niekiedy licznym) firmowym działem redakcyjnym przebiegało sprawnie. Martyna Hliwa, PR Manager z agencji Publicon, przygotowała subiektywne zestawienie aspektów, które trzeba mieć na uwadze przy custom publishingu dla firm.

– Wspólnie z naszym klientem, Collins Aerospace Wrocław, od trzech lat wydajemy magazyn dla pracowników „Mierzymy wysoko”. Od tego czasu wypracowaliśmy stałe rubryki, a gazeta zmieniła szatę graficzną i… potroiła swoją objętość. Nadrzędnym celem kwartalnika jest budowanie zaangażowania pracowników, bowiem są oni włączeni we wspólne tworzenie treści, lecz także budowanie reputacji firmy, komunikacja do wszystkich działów i podnoszenie kwalifikacji przez wymianę wiedzy – mówi Martyna Hliwa z Publiconu. – Przez ten czas zdążyliśmy zaobserwować, co może pomóc w usprawnieniu pracy, dlatego oprócz samego zestawienia przygotowałam także checklistę, przez którą warto przejść za każdym razem przed wysłaniem pliku do druku – dodaje.

1. Stały układ treści

Przy cyklicznym wydawnictwie niezwykle ważne jest, aby zachować stałe rubryki. Niezbędne będzie zarówno słowo wstępu, jak i aktualności z życia firmy (podsumowania dotychczasowych akcji, wyjazdów czy szkoleń oraz zapowiedzi nadchodzących), treści branżowe i szkoleniowe oraz lifestyle’owe.

Dobrze jest utrzymać w każdym numerze podobny układ: treści biznesowe, strategiczne z punktu widzenia firmy umieszczamy na początku, natomiast dalej – poradnikowe, inspiracyjne itp. Bardzo istotne jest jednak to, aby stopniowo mieszać artykuły, aby nie pojawił się wyraźny podział na część branżową i lifestyle’ową. W przeciwnym razie część czytelników mogłaby zniechęcić się, czując przesyt wyłącznie treściami związanymi z pracą.

2. Podpisanie każdego autora

Niezwykle ważne jest, aby treści nie były anonimowe. Przez wydawanie magazynu wewnętrznego chcemy budować zaangażowanie i wzmacniać poczucie identyfikowania się z firmą, dlatego przede wszystkim należy dbać o to, by za każdym tekstem stał prawdziwy człowiek. Dzięki temu możemy zachęcić kolejne osoby do współtworzenia treści („mój kolega napisał, więc czemu ja mam tego nie zrobić„), a także dać powód do nawiązywania relacji między pracownikami nawet w dużej firmie, gdzie nie wszyscy mieli okazję ze sobą porozmawiać („napisała ciekawy tekst, chciałabym ją poznać osobiście„).

3. Spójność w nazwach stanowisk! + zasady, jak pisać

Warto obok imienia i nazwiska autora tekstu umieścić także nazwę jego stanowiska lub dział. Pozwoli to łatwiej zidentyfikować daną osobę – zwłaszcza gdy firma liczy kilkaset osób. Tym, co istotne, jest zachowanie spójności w zapisie. Może zdarzyć się tak, że treści przygotowywali pracownicy na tych samych stanowiskach – wówczas tym bardziej musimy ujednolicić zapis.

Jakie są zasady? Nazwy stanowisk w języku polskim – również tych najwyższych, jak prezes zarządu – powinny być zapisywane małymi literami. Rzeczywistość bywa jednak… różna. Część firm niechętnie stosuje się do tej zasady, chcąc podkreślić rangę stanowisk. Warto zatem tłumaczyć, skąd bierze się dany zapis i zwrócić uwagę na to, że nie umniejsza on znaczenia stanowiska. Jeśli jednak klient woli pozostawić wielką literę ze względów grzecznościowych, pozwólcie mu na to! Poprawność językowa jest ważna, ale jeśli ma ona sprawić, że ktoś poczuje się niekomfortowo… doradzajcie według zasad, ale zdecydujcie wspólnie z klientem.

Więcej…

Dla tych, którzy chcieliby poznać uzasadnienie lub dowiedzieć się, jak zapisywać nazwy stanowisk na pieczątkach: klik.

Dla dociekliwych – z przykładami: klik.

4. Równowaga treści

Tym, co istotne, jest również zachowanie równowagi między tematami typowo branżowymi a lżejszymi – dotyczącymi pasji, zdrowia, podróży, kuchni czy kultury. Pomysłów może być wiele. Z pewnością część pracowników realizuje swoje hobby, którym chętnie podzieli się ze światem. Inni z kolei mogą stać się stałymi członkami zespołu redakcyjnego, mieć swoją rubrykę i cyklicznie przygotowywać treści.

Ważne jest, aby między artykułami biznesowymi umieszczać teksty lifestyle’owe – początkowo o tematyce powiązanej z pracą (np. benefity, wywiady, historie pracowników itd.), a dalej – relacje i porady, które nie zawsze dotyczą firmy. Konieczne jest zróżnicowanie tematów w każdym numerze, aby zainteresować różne grupy odbiorców.

5. Prezentowanie osób z firmy

W wielu przypadkach magazynów wewnętrznych tym, co cieszy się największym zainteresowaniem czytelników, są wywiady. Pozwalają one pokazać „ludzką twarz” osób, z którymi na co dzień widujemy się w pracy, znaleźć tematy do rozmów czy zainspirować się czyimiś pasjami.

To ważne, by z jednej strony pokazywać historie sukcesu pracowników – szybkiego awansu, istotnych osiągnięć branżowych czy zaproponowanych innowacji, które pomogły rozwinąć firmę – lecz także ich zainteresowania (również te niszowe, a może nawet przede wszystkim: o tym się naprawdę dobrze czyta!).

6. Angażowanie pracowników

Choćby zespół redakcyjny miał najszczersze chęci, może nadejść moment, gdy pomysłów na nowe tematy pojawia się zdecydowanie mniej. Dobrze jest na łamach czasopisma zachęcić pracowników do współtworzenia treści lub nadsyłania propozycji, o czym chcą przeczytać w kolejnym numerze. Włączanie w proces tworzenia magazynu wszystkich, niezależnie od ich stanowiska czy stażu pracy w firmie, pozwala zaangażować pracowników, dać im poczucie wpływu i sprawić, że jeszcze bardziej będą identyfikować się z firmą.

Co ważne, pracownicy niższego szczebla nie będą mieli wówczas poczucia, że jedynie osoby na wysokich stanowiskach mogą włączać się w takie działania. Nie powinien to być obowiązek – pisanie ma być przyjemne, dlatego zespół redakcyjny musi być tworzony wyłącznie przez ochotników.

7. Dostosowanie nakładu na bieżąco

Ostatni czas wyraźnie pokazuje, jak istotne jest dopasowywanie działań do okoliczności. W przypadku gazetki wewnętrznej dostępnej na terenie firmy istotne jest, aby nakład odpowiadał realnym potrzebom. W przypadku, gdy – jak obecnie – część działów pracuje zdalnie, można proporcjonalnie zmniejszyć liczbę sztuk (i podobnie, gdy na dany kwartał planowane jest dużo wizytacji – zwiększyć). Warto, oprócz wersji drukowanej, dystrybuować także wersję online. Każdy z pracowników może mieć inne preferencje.

8. Słowo wstępu

Magazyn powinien obowiązkowo rozpoczynać się słowem wstępu – jeszcze przed spisem treści. Może być pisane przez prezesa lub inną osobę z zarządu. Ważne, aby zawierało najbardziej aktualne informacje – strategiczne z punktu widzenia firmy. Musi nieść otuchę i motywację, być skierowane do wszystkich pracowników. Dobrze jest unikać patosu i wychwalania firmy, a postawić przede wszystkim na fakty, poczucie wspólnoty i realizację strategii organizacji.

Ważne! Rozpoczynamy tekst zwrotem do pracowników (np. Drodzy pracownicy), po czym możemy wybrać jedną z dwóch opcji:

• wykrzyknik po zwrocie do pracowników; kolejne zdanie od nowej linijki i wielką literą,
• przecinek po zwrocie do pracowników; kolejne zdanie od nowej linijki i małą literą.

9. Wielka i mała litera

Często dla podkreślenia szacunku wobec firmy pracownicy piszą zwroty takie jak „nasza”, „nasza firma”, „nasze przedsiębiorstwo” itd. wielką literą. Nie jest to zapis poprawny – wszelkie określenia firmy powinny być zapisywane małymi literami. Co do zaimków osobowych „was”, „wasza”, „wasze” – tu można przyjąć zasadę, że odbiorcą czasopisma jest jedna, konkretna osoba i zastosować zwroty grzecznościowe – zatem możemy pisać te słowa wielką literą.

10. Harmonogram i bufor czasowy

Nie mniej ważną kwestią jest sporządzenie harmonogramu na początku prac. Powinien być uzgodniony z wszystkimi osobami włączonymi w tworzenie treści: autorami, grafikami, korektorami, drukarnią (oraz oczywiście zarządem). Istotne jest założenie już na wstępie bezpiecznego buforu czasowego – przy kwartalniku optymalny czas to 1-2 tygodnie. To nie tylko kwestia opóźnień w dostarczaniu materiałów. Pozwala to na dostarczenie najświeższych treści – zwłaszcza w przypadku tak niespodziewanych i dynamicznie zmieniających się realiów jak obecne.

Checklista:

☐ zgodność numeracji stron
☐ w słowie wstępu numery stron proponowanych artykułów pokrywają się z faktycznymi
☐ te same tytuły w spisie treści i artykułach
☐ skróty użyte w tekstach są rozwinięte
☐ każdy autor tekstu jest podpisany
☐ stanowiska, nazwy programów i działów zapisywane są w spójny sposób
☐ wszystkie dane liczbowe są sprawdzone i potwierdzone
☐ brak podwójnych spacji
☐ brak literówek
☐ brak wiszących znaków na końcu linijek
☐ jeśli jest plakat – znajduje się na środku
☐ każde zdjęcie stockowe zostało wykupione i podmienione na finalne
☐ jakość zdjęć jest dobra
☐ mamy prawo do każdego użytego zdjęcia
☐ zdjęcia nie występowały w poprzednich numerach (nie dotyczy zdjęć portretowych pracowników)
☐ tekst nigdzie nie jest ucięty
☐ plik został sprawdzony przez minimum 2 osoby (w tym przez jedną z firmy)

Autor tekstu: Martyna Hliwa

O autorce:
PR Manager w Publicon, współautorka książki „Turn Your Public On. Jak projektować angażującą komunikację: public relations, branding, social media”, nominowanej do Złotych Spinaczy 2019. 

Źródło zdjęcia głównego: Austin Distel/Unsplash