Lekkie pióro, komunikatywność oraz wiedza ekspercka z pewnością pomogą stworzyć ciekawy materiał dla mediów. Co zrobić, aby zainteresował dziennikarza tak, by zdecydował się go opublikować? Z pomocą przychodzi follow up, który jest kolejnym krokiem wykonywanym przez PR-owca w celu zdobycia jak największej liczby wartościowych publikacji. Specjaliści branży public relations wciąż szukają odpowiedzi na pytania: dzwonić, czy nie dzwonić? A jeśli tak, to kiedy? Do którego dziennikarza? I co dokładnie powiedzieć? Źle przeprowadzony follow up często zamyka drogę do publikacji. Jak więc przeprowadzić go profesjonalnie?

Follow up to działanie podejmowane przez większość PR-owców w niedługim czasie po wysłaniu informacji prasowej do mediów. W dosłownym tłumaczeniu, oznacza kontynuację, uzupełnienie lub obserwację. Polega na obdzwonieniu, stąd potocznie nazywany jest „obdzwonką”, dziennikarzy, do których został wysłany materiał prasowy. Podczas follow up’u sprawdza się, czy dziennikarz zapoznał się z informacją. Kontakt telefoniczny daje możliwość zapytania przedstawiciela mediów, jakich wiadomości uzupełniających potrzebuje i posłużyć sprawdzeniu, czy przygotowana treść zainteresowała go oraz przewidzieć, jakich efektów można się spodziewać.

Dzień dobry, czy informacja prasowa dotarła?

To jedno z najbardziej znienawidzonych przez dziennikarzy zdań, które słyszą kilka razy dziennie. Zwykle dwie postawy psują relacje w kontaktach z mediami. Tym, czego powinno się unikać, jest stawianie siebie w roli petenta, ale i w roli ważnej osoby, która wymaga natychmiastowej uwagi. Nie przepraszaj, że dzwonisz i zajmujesz czas, mów pewnym tonem. Pamiętaj, że w tej relacji to dwie strony odnoszą korzyści.

Jak zbudować przyjazną relację z mediami, aby zrobić profesjonalny follow up?

1. Stwórz bazę mediów

Dobra praktyka głosi: poświęć 2 godziny więcej na budowę dobrej bazy mediów, a unikniesz 6 godzin nieopłacalnych follow upów. Ogromne znaczenie w relacjach z prasą ma odpowiedni research i ustalenie z kim możesz rozmawiać na dany temat. Nie ma większego faux pas w media relations od rozsyłania informacji w ciemno, na przypadkowe adresy e-mailowe. Stwórz swoją własną bazę zaufanych redaktorów, z którymi będziesz w stałym kontakcie. Dbaj o szczegóły przy wysyłaniu materiałów prasowych, a nie będziesz musiał czekać na efekty w postaci wartościowych publikacji.

2. Przygotuj się do rozmowy

Dziennikarz może mieć dodatkowe pytania do przesłanej informacji. Zdobądź odpowiednią wiedzę i uporządkuj ją. Dobra znajomość tematu, którego dotyczy materiał, jest podstawą do nawiązania owocnej współpracy. W ramach przygotowań, warto zapisać w punktach kwestie, które warto poruszyć.

3. Daj dziennikarzowi czas na przeczytanie twojej informacji

Przedstawiciele mediów pracują w różnym wymiarze godzin i niekoniecznie natychmiast czytają wszystkie wiadomości, jakie spływają na ich skrzynkę odbiorczą. Zadzwoń najwcześniej następnego dnia, a optymalne rozwiązanie to kontakt po dwóch dniach.

4. Zachowaj kulturę relacji

Dzwoniąc, nie zakładaj, że dziennikarz przeczytał twojego e-maila. Zacznij rozmowę od przedstawienia się i lekkiego przypomnienia tematu, a nie od pytania: „Czy przeczytał pan moją informację?”, bo prawdopodobnie dowiesz się , że „nie”.

5. Przygotuj się na wyzwania

Zwykle w 8 na 10 rozmów usłyszysz, że dziennikarz albo nie dostał, albo nie przeczytał twojej informacji. Zaproponuj ponowne przesłanie materiału. Warto zapytać, co warto w nim uwzględnić, żeby był dla niego interesujący. Wbrew pozorom, dziennikarze chętnie sugerują treści, jakich szukają, np. podpowiadają, że interesują ich dane statystyczne czy ciekawa wypowiedź twojego klienta.

6. Ustal konkretny termin

Kończąc rozmowę, postaraj się wspólnie ustalić przyszłą datę kontaktu i określ, czy odbędzie się to drogą telefoniczną bądź korespondencyjną. W dobrym tonie jest również zapytać dziennikarza, jaka forma będzie dla niego dogodna. Koniecznie dotrzymaj słowa i skontaktuj się w ustalonym terminie. Dzięki temu będziesz postrzegany jako osoba odpowiedzialna i godna zaufania.

7. Nie zniechęcaj się

Jeśli nie możesz dodzwonić się do danego przedstawiciela mediów – zachowaj spokój. Nic bombarduj go codzienne mailami i telefonami z pytaniem o szansę na publikację materiału. Bądź konsekwentnym, ale nie natarczywym. Z każdej rozmowy przygotuj notatkę, dzięki temu będziesz wiedzieć, z kim i w jakiej sprawie najlepiej się kontaktować. Warto wiedzieć, że częścią pracy dziennikarza są spotkania i praca w terenie. Błędem też jest dzwonienie do dziennikarzy z rana, kiedy trwają kolegia redakcyjne lub w porze obiadowej. Wykonywane w tym czasie telefony raczej nie zostaną odebrane.

Media określane są często czwartą władzą, co jest niewątpliwie odbiciem ogromnego wpływu, jaki posiadają na swoich odbiorców. Odpowiednio wykonany follow up przekłada się na wzrost publikacji w środkach masowego przekazu, dlatego warto zarezerwować czas, aby zrobić to profesjonalnie. Jest to zajęcie czasochłonne, bywa frustrujące, kiedy trzeba wielokrotnie kontaktować się z danym dziennikarzem. Warto jednak pamiętać, że nawet najlepiej napisany e-mail nie zastąpi rozmowy, gdyż szybciej budujemy relacje z osobami, z którymi nawiązujemy bezpośredni kontakt. Zdecydowana większość publikacji jest efektem takich rozmów.

Autor tekstu: Patrycja Jaksim

O autorce: Specjalista ds. Public Relations. Autorka projektu www.prtoday.pl. Zafascynowana rozwojem kompetencji i szeroko pojętym tematem komunikacji marki z podmiotami rynku. Pomaga małym i średnim firmom wykorzystywać narzędzia PR do skutecznej komunikacji z otoczeniem.

Źródło zdjęcia głównego: Karolina Grabowska/Pixabay