Komunikaty prasowe, wywiady i nieformalne kontakty z dziennikarzami to doskonałe sposoby na budowanie relacji z mediami. Pomocą służy także briefing prasowy, czyli prosty i skuteczny sposób na przekazanie w niestandardowej formie komunikatu do mediów. Kreatywnie zorganizowane spotkanie prasowe może tak samo efektywnie przełożyć się na sukces firmy,  jak dobrze przygotowany event promocyjny czy ciekawa kreacja w kampanii reklamowej. Jak  przygotować się do spotkania z dziennikarzami? Jak skutecznie komunikować się z mediami oraz opinią publiczną podczas briefingu prasowego?

Czym jest briefing prasowy?

Briefing prasowy to młodsza siostra konferencji prasowej. Oba wydarzenia mają ze sobą wiele wspólnego, ale ten drugi rodzaj wydarzenia ma bardziej „luźny” charakter. Podstawowa różnica dotyczy czasu trwania spotkania z dziennikarzami, sposobu prezentowania informacji oraz ilości występujących osób.

Briefing prasowy to narzędzie przeznaczone do generowania wiadomości – w szczególności z ciekawych, ważnych lub trudnych wydarzeń dziejących się w organizacji. Briefingi zwykle przygotowuje się tuż przed lub tuż po wydarzeniu, którego dotyczy. Podczas takiego spotkania z dziennikarzami prelegenci przekazują swoje stanowisko w danej sprawie w postaci krótkich i zwięzłych informacji. Po tej części może, ale nie musi, nastąpić czas na pytania od dziennikarzy.

Briefingi ze względu na swój uproszczony charakter organizowane są w różnych miejscach. Zazwyczaj jest to sala konferencyjna, ale dziennikarzy można zaprosić także na teren budowy, przed wejściem do ambasady czy w inne ciekawe miejsca związane z danym wydarzeniem.

Dlaczego warto zorganizować briefing prasowy?

Podczas takiego spotkania firma lub organizacja może zainteresować tematem większe grono mediów, a sama ich obecność podnosi rangę wydarzenia. Przygotowując wystąpienia, należy dokładnie przemyśleć jaki komunikat chcemy wysłać w świat. Należy pamiętać o tym, by w zwięzłych zdaniach zawrzeć najbardziej istotne wiadomości, które posłużą do zbudowania newsa.

Briefing jest to interaktywna forma współpracy, a więc możesz podać o wiele więcej informacji niż w komunikacie prasowym. Odpowiadając na pytania dziennikarzy, masz okazję podkreślić kwestie ważne z punktu widzenia twojej organizacji. Zyskujesz bezpłatny rozgłos, często możesz wygenerować ogłoszenie, na przykład spot w wiadomościach telewizyjnych, za który w innych okolicznościach należałoby zapłacić sporą sumę.

Jak zorganizować briefing prasowy?

Dobry briefing prasowy to taki, którego temat zostanie nagłośniony przez dziennikarzy zgodnie z zamierzeniem organizatora. Jak się do tego przygotować?

1. Zdefiniuj kluczowe komunikaty spotkania – należy je podsumować w konkretnych 3-5 punktach dla prasy.

2. Zaplanuj datę, miejsce i godzinę – upewnij się, że briefing nie koliduje z innymi wydarzeniami prasowymi lub terminami medialnymi.

Najlepszy czas na briefingi prasowe to wtorki, środy i czwartki, ponieważ uważane są za wolniejsze dni informacyjne.

Najlepsza pora na zaplanowanie spotkania prasowego to godziny między 10:00 a 11:00 – zapewniasz sobie maksymalny zasięg mediów. Jeśli planujesz je później, ryzykujesz przegapienie newsa w popołudniowej gazecie lub wieczornych wiadomościach.

Pamiętaj, że konkurujesz ze wszystkimi innymi wiadomościami dnia. Nie martw się, jeśli wszyscy goście się nie pojawią.

3. Wybierz miejsce – upewnij się, że wybierając miejsce na spotkanie, ma ono odpowiedni parking i nie jest zbyt odległe, aby reporterzy mogli na nie przybyć. Wybierz też budynek, plac czy przestrzeń, które zapewnią wizualne zainteresowanie, powiązane z tematem wydarzenia, na przykład gmach sądu rejonowego, lub inne kreatywne miejsce, w którym faktycznie toczą się działania, o których mówisz.

4. Stwórz listę mediów – skontaktowaniu się z wybranymi dziennikarzami, zainteresowanymi daną tematyką. Przygotuj listę mailingową redaktorów stacji telewizyjnych, radiowych i gazet, które planujesz zaprosić.

5. Przygotuj informację prasową – wyślij ją mailem z około tygodniowym wyprzedzeniem, aby poinformować wybrane media o spotkaniu i dać dziennikarzom czas na zaplanowanie udziału w wydarzeniu. Po ok. 3 dniach skontaktuj się z ponownie z nimi, w celu potwierdzenia spotkania.

6. Przygotuj miejsce spotkania – sprawdź lokalizację gniazd elektrycznych dla mikrofonów i świateł. Przygotuj miejsce lub stand, by pomieścić mówców oraz zapewnić wystarczającą liczbę miejsc dla reporterów i dodatkowe miejsce na sprzęt pomocniczy (np. kamery, mikrofon). Zadbaj o miejsce na kawę, herbatę i wodę.

Briefing prasowy rozpocznij punktualnie, max. z 5-minutowym opóźnieniem. Na początku spotkania pamiętaj o przywitaniu dziennikarzy. Prezentacje każdego z uczestników przygotuj na max. 3-5 minut. Po briefingu rzecznik prasowy lub osoba oddelegowana do kontaktów z mediami może rozdawać streszczone informacje. Ważne, aby kilka godzin później na adresy mailowe zainteresowanych redakcji wysłać podsumowanie spotkania, czyli najważniejsze informacje. Na koniec podziękuj uczestnikom za prezentację i mediom za udział. Możesz także zachęcić przedstawicieli mediów do pozostania w dalszej nieformalnej rozmowie z uczestnikami.

Jeśli firma decyduje się na wręczanie gadżetów, warto się postarać, by były one uzasadnione powinny być spójne z tematem spotkania.

Dobrą praktyką jest analiza briefingu prasowego z osobami z Twojej organizacji, które brały w nim udział. Szczera odpowiedź na pytania, co poszło dobrze, a co można było zrobić lepiej, pozwoli maksymalnie przygotować się do kolejnego spotkania.

Zmień swój punkt widzenia 

Kreatywnym pomysłem na briefing prasowy może pochwalić się firma Procter & Gamble, producent słynnych pieluch Pampers. Firma zorganizowała spotkanie z mediami w namiocie, którego wnętrze było urządzone jak dziecięcy pokój. Wszystkie sprzęty były wykonane w powiększonej skali, dzięki temu uczestnicy mieli okazję zobaczyć świat oczami dziecka. Dziennikarze mogli położyć się do dwuipółmetrowego łóżeczka i w specjalnych goglach spojrzeć na świat oczami noworodka (okulary dawały efekt jaskrawego, ale nieostrego obrazu).

Dodatkową atrakcją było jedzenie z talerza łyżką długości ramienia oraz wspinaczka na wysokie krzesło, którego siedzisko sięgało do brody. Idea wydarzenia była nie tylko świetną zabawą, ale też okazją do refleksji nad trudem małego dziecka, które poznaje świat. Taki pomysł doskonale komunikuje wartości marki, wzbudza pozytywne emocje, które zostają w odbiorcach na długi czas. Namiot z pokojem dziecięcym powstał nie tylko dla dziennikarzy. Pomysł adresowany był także do rodziców małych dzieci, potencjalnych nabywców produktów marki.

Elica Road Show

Równie kreatywnym pomysłem na spotkanie z dziennikarzami wykazała się marka Elica Aria nuova, włoski producent nowoczesnych okapów i płyt kuchennych. Firma zorganizowała w Warszawie spotkanie prasowy pod hasłem Elica Road Show. Marka podczas wydarzenia zaprezentowała mobilną ekspozycję z najnowszymi produktami – m.in. Nikola Tesla. Ekskluzywny truck wyposażony w najnowsze urządzenia marki Elica przyjechał z Włoch, a podczas wydarzenia firma prezentowała swoje portfolio szerszej publiczności. Zaproszeni goście – dziennikarze, projektanci i architekci – poznali najnowszą ofertę producenta, a podczas spotkania przedstawiciele firmy mogli zaprezentować innowacyjne i skuteczne produkty marki.

Briefing prasowy to spotkanie z mediami, podczas którego rozmawiasz z dziennikarzami o tym, co w danym momencie jest dla Twojej firmy ważne. Dlatego zachowaj spokój, bądź miły, a przede wszystkim prawdziwy, autentyczny i dobrze przygotowany merytorycznie. Raz zdobyta i umiejętnie podtrzymywana relacja z mediami jest nieoceniona. Należy pamiętać, że o skuteczności konferencji decyduje nie tylko sama frekwencja, ale i liczba oraz jakość publikacji, a także zgodność przekazu z informacjami zawartymi w materiałach prasowych. Ważne jest, by dziennikarze wyszli ze spotkania zaciekawieni, gotowi stworzyć interesujący materiał i z poczuciem, że następne wydarzenie z pewnością będzie tak samo interesujące i warte uwagi.

Autor tekstu: Patrycja Jaksim

O autorce: Specjalista ds. Public Relations. Autorka projektu www.prtoday.pl. Zafascynowana rozwojem kompetencji i szeroko pojętym tematem komunikacji marki z podmiotami rynku. Pomaga małym i średnim firmom wykorzystywać narzędzia PR do skutecznej komunikacji z otoczeniem.

Źródło zdjęcia głównego: Gerd Altmann/Pixabay