Kolejki i biurokrację zamienilibyśmy na sposób komunikacji z urzędem, który naprawdę działa. Aż 87% osób deklaruje, że subskrybowałoby powiadomienia SMS od urzędu, gdyby było to możliwe w ich miejscowości.

Ostrzeżenia przed burzą, upałami lub powodzią to wiadomości, które najbardziej chcielibyśmy dostawać SMS-em. Dla 81% respondentów badania opinii zrealizowanego dla SMSAPI, ten rodzaj wiadomości jest najważniejszy w komunikacji na linii samorząd – obywatele. To zadanie częściowo wzięło już zresztą na siebie Rządowe Centrum Bezpieczeństwa i co pewien czas SMS-owo radzi nam, aby nie wychodzić z domu.

Na komórkę chętnie otrzymujemy jednak nie tylko alarmy o zagrożeniach. Respondenci wskazali również, że interesowałaby ich prognoza pogody (59%), alerty smogowe (57%), zapowiedzi wydarzeń w mieście (55%), informacje o korkach i utrudnieniach w komunikacji (46%). Co trzeci badany chciałby też, by SMS-y pomagały mu w załatwianiu urzędowych spraw np. przypominając o nieuregulowanych podatkach lub o odbiorze dokumentów.

Ostrzeżenia przed zagrożeniami otwierają zestawienie, gdyż w większości dotyczą one nagłych sytuacji, a SMS jak żadna inna forma kontaktu gwarantuje szybkość dotarcia z przekazem. Z danych SMSAPI wynika, że aż 69% z nas odczytuje SMS w ciągu 5 minut od jego otrzymania, a 91% w ciągu godziny. Powiadomienie o utrudnieniach można więc odczytać w autobusie, drodze do szkoły, pracy i od razu reagować.

SMS może służyć także jako narzędzie dwukierunkowej komunikacji. Numer odbiorczy pozwala na prowadzenie szybkich sond opinii publicznej czy nawet głosowań. Treść wiadomości może zostać także urozmaicona poprzez dodanie linku wiodącego do bardziej szczegółowych informacji: strony internetowej, dokumentu do pobrania, grafiki, mapy czy filmu.

SMS buduje relacje

Interesująca jest też preferowana częstotliwość otrzymywania informacji. Co piąta osoba chciałaby dostawać wiadomość od swojego urzędu codziennie, 40% kilka razy w tygodniu, a co trzecia osoba kilka razy w miesiącu. Stajemy się coraz bardziej zaangażowani w regionalne tematy i chcielibyśmy być z nimi na bieżąco.

– Do niedawna lokalna gazeta była podstawowym źródłem nowin z naszej gminy czy dzielnicy. Powoli tę rolę przejmują subskrypcje wiadomości z ratusza. Dla urzędników to ogromna szansa. Wielu z nas wciąż ma stereotypowo negatywne skojarzenia z urzędami: biurokracyjny chaos, kolejki, mało przyjazna obsługa. Kontakty z nimi ograniczamy do ważnych i niekoniecznie miłych spraw. Przekazując mieszkańcom regularnie informacje o istotnych wydarzeniach, albo np. przypominając o nawadnianiu podczas upałów urzędnicy mogą pokazać, że zajmują się naszymi codziennymi problemami, co pomaga w budowaniu dobrych relacji – zauważa Jonasz Malec z SMSAPI.

Ile urzędów korzysta z bezpośredniej komunikacji?

Raport SMSAPI ujawnia również, że ponad 2/3 badanych ma możliwość subskrybowania wiadomości SMS w swojej miejscowości. Jak na razie w udostępnianiu tego rodzaju usługi przodują w Polsce duże miasta. Według szacunków oferuje ją ok. 280 urzędów. Sama firma, jako dostawca masowych wysyłek SMS obsługuje ponad 150 urzędów miejskich, gminnych, powiatów, sołectw i urzędów wojewódzkich. Są wśród nich wojewódzkie miasta jak Katowice, czy też powiatowe jak Dębica.

– Przeciętnie mieszkańcy otrzymują od jednej do sześciu wiadomości miesięcznie, chociaż zdarzają się wyjątki, jak niedawno podczas podtopień, gdzie komunikacja jest zwiększona, aby informować na bieżąco o sytuacji. Warto pamiętać, że w odróżnieniu od alertów RCB, które docierają do wszystkich posiadaczy telefonów, SMS-y wysyłane za naszym pośrednictwem, dostają tylko ci, którzy się na nie zapisali. W dużych miastach subskrybuje je kilka procent mieszkańców, ale w niektórych miejscowościach, zwłaszcza dotkniętych w przeszłości kataklizmami pogodowymi, z takiej formy komunikacji korzysta nawet 40% mieszkańców – wyjaśnia Jonasz Malec.

– System SMS-owego powiadamiania wprowadziliśmy w Markach w 2016. Stosujemy go do zapowiadania imprez kulturalnych, rekreacyjnych lub sportowych, dlatego najwięcej wiadomości wysyłamy latem. Przekazujemy też informacje praktyczne np. o dopłatach do wymiany pieców czy zbiórce odpadów wielkogabarytowych. Z systemu korzysta już ponad 4 tys. osób, ta liczba rośnie z miesiąca na miesiąc. Na stronie internetowej urzędu miasta znajduje się zakładka, która prowadzi przyszłego abonenta krok po kroku do subskrypcji. O możliwości korzystania z powiadomień informowani są też mieszkańcy, którzy wnioskują o uzyskanie Mareckiej Karty Mieszkańca. System komunikacji SMS jest skoordynowany z komunikacją w mediach społecznościowych i tradycyjnych. Mieszkańcy są coraz lepiej informowani, a my cieszymy się, że tak licznie biorą udział w życiu miasta – opowiada Tadeusz Markiewicz z Urzędu Miasta Marki.

Badanie “Komunikacja instytucji publicznych z mieszkańcami. Oczekiwania i potrzeby” przeprowadzono na zlecenie SMSAPI przez agencję badawczą BioStat na grupie 1000 respondentów. Pełna wersja raportu opartego na badaniu dostępna jest na stronie.