Jak sama nazwa wskazuje, informacja prasowa ma służyć przekazaniu do mediów informacji, najczęściej o jakimś istotnym zdarzeniu, którą chcemy się podzielić. Okazuje się jednak, że nie każdy potrafi ją napisać prawidłowo, a gdy tak się dzieje, dziennikarze nie chcą jej publikować. Ustalmy, jak zrobić to dobrze!

O czym ja mam właściwie napisać?

Wydaje się, że to takie proste. Jednak jak zacząć? Pisząc informację prasową, musimy mieć przecież temat. Jednak nie byle jaki, co to, to nie. Nikogo nie będzie interesować fakt, że w niedzielę niehandlową sklep X jest zamknięty, lub wiadomość o tym, że znany producent butów w okresie letnim sprzedaje sandałki. Jeśli jednak sklep X w sobotę przed niedzielą niehandlową ma szczególną promocję na dany produkt lub wspomniane sandałki to pierwsze takie na rynku, wykonane z innowacyjnego materiału z recyklingu, to warto o tym napisać. Temat ten musi być aktualny i dotyczyć powinien czegoś nowego. Najlepiej innego niż to, co do tej pory kojarzone było z marką, albo odnoszącego się do jej zupełnie innych lub innowacyjnych działań.

Czasem zdarza się konieczność stworzenia newsa o czymś przeciętnym, ponieważ dyrektor oddziału firmy Y, dla której pracujemy, chce pochwalić się czymś, co dla samej branży nie ma większego znaczenia, ale koniecznie chce mieć taką publikację. Jeśli są to roczne wyniki produkcji lub liczba zatrudnionych w danym roku osób, to niech przedstawienie takich danych nie będzie nudne.

– Ciekawe ujęcie problemu, statystyki na tle branżowym lub społecznym, analiza wynikająca z danych ilościowych i jakościowych mogą sprawić, że zestawienie tych treści okaże się znacznie bardziej interesujące dla odbiorcy – mówi Katarzyna Krupicka, PR manager jednej z krakowskich agencji PR. – Przede wszystkim materiał musi być atrakcyjny dla dziennikarza, którego zawartością należy przekonać, że nasz tekst jest wartościowy do opublikowania go na portalu lub w prasie. Często właściwie dobrane grafiki mogą go znacząco wzbogacić – dodaje.

Pokaż kotku, co masz w środku…

Rozłóżmy naszą pracę na części. Dobry tytuł to podstawa. Dla informacji z branży cięższej, takiej jak przykładowo nieruchomości, biznes czy polityka, powinien być raczej konkretny, może jednak słownie zaskakiwać. W przypadku branży beauty czy fashion można pokusić się o zadziorny, lekki, lifestylowy tytuł. Trzeba dobrać go odpowiednio do grupy docelowej komunikatu i sprawić, by przyciągał jej uwagę.

Wciąż dobrze sprawdzają się nagłówki, które zaczynają się od „80% Polaków nie robi…”, nawiązujące do statystyk, czy „Jak rozwiązać problem…?”, odnoszące się do udzielania swego rodzaju porad, a także „Niewiarygodne, ale…!”, podające w wątpliwość nasz przekaz – aby dowiedzieć się prawdy, trzeba go przeczytać. Ogólnie rzecz ujmując, dobrze odnieść się do emocji odbiorcy oraz jego zainteresowań, aby zwiększyć szansę na lekturę naszej treści.

Następnie… lead! Brzmi przerażająco? Nie ma czego się bać. To krótkie streszczenie tego, o czym piszemy, które powinno zawierać zwięzłe odpowiedzi na pytania: kto? co? kiedy? dlaczego? oraz z jakim skutkiem?

– Czytelnik po zapoznaniu się z leadem powinien mieć od nas podstawową wiedzę o tym, co znajdzie w dalszej części komunikatu. Jeśli w tym miejscu nie damy mu wystarczającej ilości wiadomości, szansa, że dotrze do kropki kończącej całą informację prasową, jest znacznie mniejsza – twierdzi Katarzyna Krupicka. – Niejednokrotnie to sekundy związane właśnie z lekturą nagłówka oraz leadu decydują o czytelności materiału – dodaje.

Pozostała część tekstu ma rozwijać wartość merytoryczną zawartą w leadzie. Tu mamy znacznie większe pole do popisu, gdzie wykorzystać można cytaty, konkretne dane oraz wiadomości poboczne. Niech pozostanie jednak w miarę zwięzły, dobrze, by opisy były jasne i obrazowe oraz nie wyrażały naszej osobistej oceny – niech będzie jak najbardziej obiektywnie.

Dobra informacja jest… sprawdzona!

I to dosłownie. Sprawdź swój komunikat trzy razy, a najlepiej wykorzystaj do tego narzędzia internetowe (pomogą Ci w tym portale takie jak ortograf.pl czy languagetool.org) albo współpracownika – co dwie pary oczu, to nie jedna! Błędy zdarzają się każdemu, ale nie mogą one pojawić się w materiale, który zaraz wysyłasz do mediów. Łatwiej o poprawę treści opublikowanej na stronie internetowej, ale co, jeśli dziennikarz puści materiał do druku? Klops. Tam już nasza pomyłka zostanie i będzie pamiętana, aż do wydania kolejnego numeru.

– Warto sprawdzić również materiały graficzne. Szczególnie jeśli do naszej informacji prasowej załączamy na przykład infografikę lub nanosimy teksty na zdjęcia. Tu wszystkie wartości muszą się zgadzać i być napisane poprawnie, zgodnie z zasadami języka polskiego – mówi Krupicka.

Tak przygotowany tekst, na wszelki wypadek, sprawdźmy jeszcze raz! Zwróćmy uwagę na literówki, błędy ortograficzne i stylistyczne, powtórzenia oraz interpunkcję. Jeśli nie mamy co do wymienionych kwestii wątpliwości, możemy przygotować się do jego dystrybucji w mediach, które mogą być zainteresowane naszym tematem.