W branży marketingowej, ale nie tylko, coraz częściej to właśnie maile są podstawową formą komunikacji. Dają one możliwość przemyślenia tematu na spokojnie, w odróżnieniu od rozmowy telefonicznej. Jak zatem poprawnie prowadzić korespondencję mailową?

Wszystko zależy od adresata, a ściślej rzecz ujmując o relacje, które łączą nadawcę z odbiorcą. Inaczej poprowadzimy rozmowę z klientem, inaczej z dziennikarzem, a jeszcze inaczej z blogerem. Jednak wiele elementów, o których zapominamy, lub z których nawet nie zdajemy sobie sprawy, to ważne składniki każdej wiadomości e-mail.

Stara szkoła pisania

Kiedy powstały elektroniczne wiadomości, wiele zasad ich pisania przeniesiono z listów. Powitanie, wstęp, rozwinięcie, podsumowanie i zakończenie. Te wytyczne nadal są aktualne, nie tylko w pismach formalnych, biurokratycznych, ale także np. na uczelni – w relacji wykładowca – student, choć też nie zawsze.

Te główne filary są w użyciu, ponieważ cechują niemal każdą wypowiedź, także ustną. Natomiast ich formalność znacznie złagodniała. Z klientami bywa się na ty, a z blogerami kontakt powinien być na luzie. W całym tym chaosie jednak zapominamy, że wkradają nam się chochliki, które potem nieświadomie nawet powielamy.

Małe wielkie kruczki

Mail zaczynamy nie od powitania, ale od tytułu, o czym wielu zapomina. Wpisujemy tam najbardziej zwięzłe podsumowanie tego, co zawiera nasza wiadomość. Później jest już tylko pozornie łatwo.

Dla sporego grona zaczynanie maila od Szanowna Pani jest zbyt oficjalne. Wystrzegajmy się jednak słowa Witam – bo to tylko gospodarze mogą witać swoich gości. Jeżeli znamy imię: “Pani Karolino”, jeżeli piszemy do redakcji: “Droga Redakcjo”, jeżeli jesteśmy na ty wystarczy “Cześć”. Można także napisać uniwersalne “Dzień dobry”, niezależnie od pory dnia, natomiast “Dobry wieczór”, nie jest już właściwą praktyką (choć tu bywają przeróżne opinie). Najważniejsze jednak, że po tym zwrocie dajemy przecinek i od nowej linijki zaczynamy zdanie od małej litery, nie od wielkiej, co jest niestety częstym błędem.

Jeżeli mamy kontakt z influencerami nie bójmy się mniej formalnych wiadomości. Blogerzy sami często zaznaczają, że “jestem Kasia, żadna ze mnie pani”. Wysyłając do takich osób mail, komunikacja powinna być “ciepła”, ciekawa i niesztampowa, żeby zwróciła uwagę.

Ze słowem Pan/Pani także bywają problemy. Kiedy zwracamy się bezpośrednio do tej osoby, piszemy zwrot wielką literą, jeżeli wspominamy o jakiejś pani, to tak jak teraz, pierwsza litera pozostaje mała. Już nie wspominając o tym, że niektórzy podkreślając słowo nas, piszą je z wielkiej litery. Błąd po stokroć.

Tego unikamy

Nawet jeżeli nasza wiadomość zawiera ważne informacje i liczymy na szybką, wręcz niezwłoczną odpowiedź, nie podkreślajmy tego na końcu maila. Zwroty typu “Proszę o pilną odpowiedź” uznawane są za przejaw braku grzeczności. Lepiej zaznaczyć rangę wiadomości w jej treści, niż informować o tym pod koniec.

Nie stosujmy w wiadomościach także skrótów, np.: podr., w m., czy wg. Nie są one zbyt przyjazne w odbiorze w takiej formie, także wizualnie.

Wystrzegajmy się także wykrzykników w treści, chyba że są to niezwykle entuzjastyczne pochwały, ale to w ostateczności. Maile powinne być stonowane, a już na pewno nie piszmy nic wielkimi literami. Ważność konkretnych słów można podkreślić albo pogrubić, wtedy zwrócą uwagę. Wielkie litery odbierane są z reguły jako krzyk.

Nie taki diabeł straszny, jak się o nim pamięta

Kończymy mail natomiast w odpowiednim tonie. Mogą to być pozdrowienia lub wyrazy szacunku, pamiętajmy jednak, by po zwrotach tego typu nie dawać przecinka. Nawet jeżeli przyzwyczajono nas inaczej (najczęściej artykułując cały zwrot z odpowiednią przerwą pomiędzy: pozdrawiam [chwila na oddech] Judyta).

Te wszystkie najważniejsze zasady pozwalają na uniknięcie chaosu w treści i pomagają w przekazaniu jasnego komunikatu. To także wizytówka tego, jak traktujemy naszego odbiorcę i jakie mamy zamierzenia. Czasy się zmieniają, a kultura języka to wciąż również umiejętność jego poprawnego zastosowania w piśmie.

Ciekawostka dla pasjonatów języka: zgodnie z normą wzorcową piszemy „mail”, a nie “maila”. „Mail” jest rzeczownikiem nieżywotnym, a takie w bierniku nie mają końcówki -a. Dlatego piszemy „mail”, piszemy też „SMS” oraz publikujemy „post”.