Rozprzestrzeniająca się epidemia koronawirusa wymusza na zarządach firm zmianę sposobu pracy oraz komunikacji zarówno z pracownikami, jak i otoczeniem zewnętrznym. Najbliższe tygodnie, a może nawet miesiące pracy zdalnej i zakazu zgromadzeń to nowe wyzwania w komunikacji firm. Podpowiadamy, jak przygotować się do nowej sytuacji i ograniczyć potencjalne straty dla biznesu.

– Biorąc pod uwagę doświadczenia z poprzednich kryzysów gospodarczych oraz specyfikę samej epidemii należy się spodziewać wzrostu zapotrzebowania firm na komunikację zmiany, którą będą wymuszały kolejne dostosowania do popytu rynkowego w wielu branżach. W przypadku przedłużającego się spowolnienia zarządy firm staną przed koniecznością zakomunikowania obniżek wynagrodzeń, zwolnień grupowych lub zmian dotyczących profilu produkcji bądź usług. Zwykle w czasach kryzysu, jako agencja PR mieliśmy więcej zapytań i realizacji z obszaru komunikacji wewnętrznej ze szczególnym naciskiem na komunikację zmiany. W komunikacji wewnętrznej bardzo istotna będzie komunikacja korporacyjna oraz antykryzysowa. Już pierwsze branże zaczynają przygotowywać swoich klientów na trudności w dostawach towarów, na zmianę sposobu realizacji usług, na przestoje oraz braki kadrowe. To, co odróżnia ten kryzys od poprzednich m.in. kryzysu z 2008 roku, to komunikacja, która musi się dostosować do braku możliwości spotkań, stąd duży nacisk na platformy mediów społecznościowych oraz kanały komunikacji grupowej, jak również webinary i wideotransmisje – prognozuje Iwona Kubicz z Procontent Communication.

Pierwszym ważnym etapem jest planowanie działań. Wiele firm wysyła swoich pracowników do pracy zdalnej bez komunikacji procedur, sposobów porozumiewania się, raportowania wyników oraz wzajemnego informowania się o postępach prac.

– Nawet, jeżeli firma ma wdrożonych wiele systemów wspierających pracę zdalną np. oprogramowanie CRM, komunikatory, wewnętrzne kanały komunikacji społecznościowej, czy też wideorozmowy, dla pracowników, szczególnie tych mniej samodzielnych lub słabo wdrożonych w życie organizacji, taka zmiana oznacza duży szok. Dla zarządzających oznacza to konieczność komunikowania zasad, wyznaczania kierunku oraz znajdowania nowych szans, których w czasach niepewności i odłączenia od grupy pracownicy potrzebują znacznie bardziej – podkreśla Iwona Kubicz.

Przede wszystkim liderzy powinni się obecnie skupić na planowaniu działań. Plany powinny obejmować m.in. gotowość do sprawnego reagowania na potencjalny wpływ epidemii na biznes firmy, koncentrować się na minimalizowaniu strat oraz zorganizowaniu pracy całego zespołu tak, by w możliwie najlepszy sposób zapewnić ciągłość biznesową.

Tworząc plan działań warto odpowiedzieć na poniższe pytania:

• Jakie są potencjalne skutki epidemii dla firmy?
• Jakie są kluczowe wskaźniki, dzięki którym można zmierzyć potencjalne skutki?
• Kiedy wyniki finansowe przełożą się na redukcję zespołu, zatrzymanie produkcji lub świadczenia usług?
• Czy należy poinformować swoich klientów/partnerów biznesowych np. przeniesienie działalności do sfery online etc.?
• Czy jest skuteczny system ostrzegania, aby w porę reagować?
• Jak regularnie komunikować się z zespołem, interesariuszami i klientami?
• Czy są dostawcy i partnerzy biznesowi, na których w dużym stopniu opiera się działalność firmy? Jaki jest ich plan reakcji na epidemię? Jaką komunikację powinno się do nich wystosować?
• Czy można zapewnić ciągłość działań przedsiębiorstwa, aby poradzić sobie z tego rodzaju kryzysem?
• Jeśli biznes wymaga obecności pracowników na miejscu, jakie zabezpieczenia trzeba wdrożyć, aby mogli kontynuować pracę?
• Czy firma jest przygotowana do kontynuowania działalności, jeśli wybuchłaby epidemia wśród jej pracowników?

Znając odpowiedzi na te pytania łatwiej jest podejmować działania komunikacyjne i opracować w firmie plan komunikacji kryzysowej. Jeśli nie ma opracowanego planu – należy zrobić to jak najszybciej. Pomoże on szybko reagować i uniknąć niepotrzebnej paniki. W planie komunikacji należy zwrócić szczególną uwagę, czy zawiera on zasady działania na wypadek powszechnego zagrożenia zdrowia. Należy pamiętać o tym, by w czasach trudnych zawsze rozpoczynać komunikację od swoich pracowników, a w dalszej kolejności klientów, dostawców i innych partnerów biznesowych, jeszcze za nim komunikat zostanie skierowany do mediów. 

W zbieraniu informacji, które firma chce przekazać w komunikacji nt. epidemii i jej rozprzestrzeniania oraz zaleceń, warto korzystać ze sprawdzonych źródeł – Światowej Organizacji Zdrowia (WHO), CDC (Centers for Disease Control and Prevention), Głównego Inspektoratu Sanitarnego i Ministerstwa Zdrowia. Więcej informacji na ten temat znajduje się na stronie  https://www.gov.pl/web/zdrowie. W dobie fake newsów i masowego przenoszenia komunikacji online warto polegać na najbardziej zaufanych i sprawdzonych źródłach informacji.

Pracownicy przede wszystkim troszczą się o zdrowie swoje i swoich bliskich. Zatem, czy firma udziela wszystkich potrzebnych informacji na temat tego, jak mogą chronić siebie i swoją rodzinę? Czy działalność firmy pozwala na wprowadzenie pracy zdalnej, aby minimalizować ryzyko zarażenia? Czy pracownicy mają odpowiedni sprzęt i dostęp do sieci podczas home office oraz czy firma posiada Intranet, platformę komunikacji masowej, bądź inne środki umożliwiające szybki kontakt?

Warto pamiętać, że komunikacja dotyczy działań, które mają na celu ochronę zdrowia ludzi oraz zwiększenia zaufania i wiarygodności przedsiębiorstwa. Dlatego ważne jest również, aby ustalić, kto jest odpowiedzialny za dotarcie i komunikowanie się do konkretnych grup odbiorców. Najważniejsze zasady powinny być przygotowane, zatwierdzone i przekazane osobom odpowiedzialnym za wszechstronną komunikację w firmie. Należy mieć świadomość, że to, jakie będzie zachowanie w obecnej sytuacji, wpłynie pozytywnie bądź negatywnie na firmę w przyszłości.

– Relacje nigdy nie były tak ważne, jak są teraz. Należy być w stałym kontakcie zarówno z pracownikami, klientami, jak i Głównym Inspektoratem Sanitarnym. Poprzez dostosowanie się do ogólnych zaleceń Ministerstwa Zdrowia można zminimalizować wszelkie straty oraz szybciej przywrócić tok normalnego funkcjonowania firmie – podsumowuje Iwona Kubicz, Prezes Procontent Communication.

Źródło zdjęcia głównego: Dimitri Karastelev/Unsplash