Nawiązywanie relacji z mediami w pracy PR-owca to ważna część jego codziennych obowiązków. Jednak, aby działania te przynosiły pożądane efekty, należy w odpowiedni sposób je zaplanować i realizować. Przeczytajcie, jak robić to właściwie.

Budowanie relacji z mediami oznacza kształtowanie więzi między dziennikarzem, a specjalistą ds. PR. Opiera się ona na skutecznym przekazywaniu istotnych dla obu stron informacji. Wbrew pozorom to nie takie łatwe, gdy redaktorzy portali, dzienników czy prasy specjalistycznej dostają dziennie nieraz po kilkaset wiadomości. To, co należy zrobić, to wyróżnić się z tłumu i stać się cennym źródłem najnowszych i wartościowych danych.

Od czego zacząć MR?

Podstawą udanych kontaktów z dziennikarzami jest rzetelnie przygotowana baza mediów. Prawidłowo przygotowana powinna zawierać wyodrębnione dane ze względu na tematykę medium, a także uwzględniać rodzaj przekaźnika (portal, radio, telewizja, prasa: dziennik, tygodnik, miesięcznik), osobno ogólny kontakt do redakcji, a osobno personalny mail do redaktora, stanowisko lub dział tematyczny, dane teleadresowe. Warto pozostawić dodatkowe miejsce na zapisywanie szczegółowych informacji (np. jakie wymiary grafik redakcja publikuje na stronie). Jakich narzędzi użyć do zapisania takiej bazy? Wystarczy nawet to najprostsze, stary dobry Excel.

Jak nawiązać relację?

Przed próbą nawiązania kontaktu należy upewnić się, czy właśnie ta osoba jest odpowiednia w kwestii tematu, z jakim się do niej zwracamy. Dobrze sprawdzić, czy od kilku miesięcy nie pracuje przypadkiem dla innej gazety i czy wciąż pisze dla działu, dla którego robił to dotychczas.

Gdy powyższe wyznaczniki zostaną już potwierdzone, najlepszym sposobem na rozpoczęcie znajomości jest… wykonać zwykły, prosty telefon. To właśnie ta forma kontaktu może okazać się najbardziej skuteczna przy nawiązaniu relacji. Od czego zacząć? Oczywiście od przedstawienia się, pokrótce poinformowania o tym, nad czym się zazwyczaj pracuje i o jakich tematach można przesyłać wiadomości. Ponadto należy się upewnić, czy dziennikarz jest zainteresowany przesyłaniem drogą mailową takich materiałów i czy pokrywają się one z treściami, nad którymi zazwyczaj pracuje.

Dzięki takiej rozmowie będzie mniej więcej wiadomo, czy współpraca ma szansę się udać, czy też nie ma co zaśmiecać skrzynki mailowej danego redaktora. Warto jednak próbować przekonać go do współpracy. Niech kartą przetargową, w miarę możliwości, będą informacje z pierwszej ręki od klienta (w danej branży), możliwość przygotowania materiałów na zamówienie, pierwszeństwo, co do przesyłanej informacji, czy po prostu aktualność i priorytet tematów. Później warto wysłać maila nawiązującego do takiej rozmowy, podczas przesyłania pierwszego materiału z prośbą o publikację.

Czego lepiej nie robić?

Nie należy wysyłać masowych wiadomości do mediów, szczególnie jeśli wśród odbiorców wiadomości są wartościowi dla PR-owca redaktorzy. Wówczas dobrze poświęcić dłuższą chwilę na napisanie spersonalizowanego maila do konkretnej osoby. Być może dzięki temu działaniu szanse na publikację materiału wzrosną.

Nie wolno dystrybuować komunikatów do kilkudziesięciu redakcji na raz, wybierając odbiorców w polu wysyłki, które jest dla wszystkich jawne! Dużo początkujących w branży osób popełnia ten błąd, gdy chce przyspieszyć swoje działania. Nic na szybko! Jeśli chce się rozesłać wiadomości w dużej ilości, to należy skorzystać z narzędzi mailingowych lub specjalnie przygotowanych do kolportażu. W ostateczności przyda się funkcja UDW/BCC (Ukryte Do Wiadomości) w zwykłej skrzynce mailowej.

Kontakt z jedną redakcją, w celu publikacji kilku artykułów, powinien być zaplanowany i rozłożony w czasie. Dlatego nie należy zasypywać jej codziennie kilkoma mailami z prośbą o zamieszczenie tekstów na portalu. Może to przynieść skutek odwrotny. Tak samo natrętny follow up, z wypytywaniem co kilka godzin “kiedy ukaże się mój materiał?”, może sprawić, że nie ukaże się on… nigdy. Ani ten, ani żaden następny.

Dobre praktyki PR-owca

Powyższe zakazy nie znaczą, że nie ma wskazówek, za którymi warto podążać. Wręcz przeciwnie. To, co sprawdza się w kontakcie z mediami, to poproszenie o plan wydawniczy lub znalezienie go na stronie internetowej. Dzięki niemu można dostarczyć dziennikarzowi odpowiedni materiał we właściwym czasie, wraz z czym szanse na publikacje rosną, a on sam może być za to wdzięczny i odezwać się w przyszłości z ponowną prośbą o pomoc.

Kolegium redakcyjne to czynnik, który dobrze uwzględnić podczas wysyłki informacji. Znajomość funkcjonowania redakcji, szczególnie w przypadku dzienników lub portali informacyjnych, czy radia i telewizji, jest bardzo przydatne. Dzięki temu z łatwością można planować kolportaż do poszczególnych odbiorców i dostarczać materiały prasowe we właściwym momencie.

Jaki morał można wysnuć z powyższych rozważań? Taki, że wszystkie swoje czynności związane z media relations PR-owiec powinien starannie zaplanować i odpowiednio się do nich przygotować. Presja czasu pojawia się dość często w tym zawodzie, jednak nie należy z jej powodu wykonywać działania byle jak i bez przemyślenia.