Kontakt z dziennikarzami to jeden z najważniejszych obowiązków każdego PR-owca. Czasem się zdarza, że mało doświadczony specjalista pod wpływem czasu oraz presji może wykonać to niepoprawnie, a przez to zaszkodzić swoim działaniom. Warto przyglądnąć się, czego dobrze unikać podczas nawiązywania i utrwalania relacji z mediami.

Najczęściej zwracamy uwagę na to, które umiejętności oraz działania specjalisty PR są najbardziej pożądane i jak należy postępować, by kontakty z mediami były udane. Dobrze też spojrzeć na to z drugiej strony. W branży komunikacji z mediami zdecydowanie zbyt często dominują sytuacje stresowe, wykonywane w pośpiechu. Mimo presji czasu warto pamiętać, jakich zachowań dobrze jest unikać, gdy realizuje się zakres zadań związanych z Media Relations.

Przemyślane działania to podstawa

Jak dobrze wiadomo, podstawą udanych relacji z mediami jest prawidłowo przygotowana i sprawdzona baza kontaktów. To oznacza, że w celu jej przygotowania poświęcono trochę czasu. Niestety nie zawsze tak jest, dlatego nie należy działać na oślep! Wysyłając materiały do mediów, trzeba to robić dokładnie. Lepiej wykonać reaserch adresatów precyzyjnie i wysłać materiał na następny dzień, niż tego nie zrobić i tym samym nie otrzymać w zamian żadnej publikacji.

Nie należy rozsyłać e-maili z informacjami prasowymi do losowych redakcji, czy notorycznie na ich ogólny adres skrzynki. Szansa, że prędko trafi do właściwego redaktora, jest wówczas niewielka. Zamiast tego warto poszukać konkretnych autorów, którzy pisali teksty o podobnej treści do naszej i sprawdzić, czy gdzieś na stronie nie widnieje kontakt do nich. Jeśli nie ma, można zadzwonić do redakcji i spróbować uzyskać taki adres e-mail. Po wykonaniu takiej pracy prawdopodobieństwo ukazania się materiału znacząco wzrasta. A przecież o trafność tu chodzi, a nie rozsyłanie dziesiątek wiadomości, które nigdy nie ujrzą światła dziennego.

Reklamom mówimy „nie”!

Gdy zweryfikowaną baza dziennikarzy  jest już gotowa, można zabrać się za merytorykę treści. Wielu klientów, rozpocząć dopiero działania Public Relations dla swojej marki zapomina, że taka wysyłka tekstów do mediów nie jest formą bezpłatnej reklamy. Dobrze im o tym przypomnieć, a i każdy PR-owiec powinien o tym pamiętać, przygotowując swój materiał prasowy.

Nie jest mile widziane wysyłanie komunikatów typowo reklamowych! W przeciwnym razie, prędko można spodziewać się odpowiedzi redakcji z przekierowaniem wprost do działu reklamowego z cennikiem, gdzie taka publikacja jest płatna. A przecież nie o takie działania chodzi, dlatego nie należy pisać tekstów, używając sformułowań właściwych dla języka reklamy, w zamian za to skupić się na komunikacji typowo opisowej, informacyjnej.

Dobrze, aby wypowiedź eksperta zawarta w treści nie reklamowała produktu wprost, a poruszała temat danej branży. Wywiad z dyrektorem fabryki o prognozach na następny rok także. Informacja prasowa z najważniejszymi, konkretnymi danymi to podstawa. Dziennikarze szybko zorientują się, jeśli w ramach bezpłatnej publikacji będzie próbowało się przemycić reklamę.

Czas wysyłki może mieć duże znaczenie

Gdy treść materiału prasowego jest już gotowa, można ją wysłać. Co wówczas należy wziąć pod uwagę? Termin oraz czas. Niezbyt dobrym pomysłem może okazać się wysyłanie informacji w piątek o godzinie 17:00, jeśli wiadomo, że redaktor danego portalu czy gazety nie pracuje w weekend. Przez następne dwa dni jego skrzynka zapełni się kolejnymi wiadomościami, a nasza zginie w tłumie innych newsów (inaczej jest, gdy portal jest np. całodobowy, publikuje newsy o każdej porze lub jest redakcją, o której wiadomo, że posiada nocny dyżur!).

W każdym razie, wysyłka tekstów w porze popołudniowej daje z reguły mniejsze szanse na publikację, stąd dobrze kolportować materiał głównie w godzinach rannych i przedpołudniowych. Często przydatna jest wiedza na temat harmonogramu pracy redakcji wraz z kolegium redakcyjnym i uzależnienie od tych czynników rozsyłania wiadomości. Jeśli posiada się dobre relacje z dziennikarzami, można porozmawiać z nim i dowiedzieć się, w które dni i o jakim czasie spotyka się cała redakcja w celu ustalenia tematów.

Po kolei, nie do wszystkich na raz!

Gdy wszystko jest jasne, wiadomo do kogo, co i kiedy, to trzeba zwrócić uwagę na to, jak. Nie jest dobrym pomysłem stosowanie masowej wysyłki poprzez służbową skrzynkę pocztową, wpisując adresy wielu dziennikarzy w okienku adresata lub „Do Wiadomości”. Nie róbmy tak! Jeśli redaktor jednego portalu podczas takiego działania zwróci uwagę, że konkurencyjny portal również dostał tę informację, widząc w polu adresata pięćdziesiąt innych adresów e-mail, to szanse na publikację tego materiału spadają. Czasem nawet zupełnie do zera.

Dobrze więc unikać takich masowych działań i wysyłania e-maili do wszystkich na raz. Do dziennikarzy, z którymi posiada się lepszy kontakt, warto napisać spersonalizowaną wiadomość. Jeśli baza kontaktów do mediów jest pokaźna i koniecznie chcemy wypuścić bardzo ogólną wiadomość, można użyć w tym celu okienka „Ukryte Do Wiadomości”. Najlepiej jednak skorzystać ze specjalnego narzędzia do dystrybucji treści. Na rynku dostępnych jest co najmniej kilka takich rozwiązań, które sprawiają, że e-mail wygląda znacznie bardziej profesjonalnie.

Warto pochylić się nad działaniami Media Relations, aby nie wykonywać ich bezmyślnie i od niechcenia. Dobrze opracowany system wysyłki materiałów prasowych może znacznie zwiększyć szansę na pojawienie się w mediach przesłanych treści. Czasem lepiej, aby artykuł ukazał się w kilku średniej lub większej rangi tytułach, niż na dziesiątkach zupełnie nic nieznaczących portalach lub – co gorsza – w żadnym medium, za to z efektem zniechęconego dziennikarza.