Każdej firmie powinno zależeć na aktywności, budowaniu relacji ze swoim otoczeniem, a także promowaniu wartościowych treści do konkretnej grupy docelowej. W erze nowych mediów nikt nie ma wątpliwości, że rzecznik prasowy to “must have” każdej firmy. Rodzi się tylko pytanie, jaki powinien być oraz jakimi środkami przekazu będzie docierać do szerokiego grona odbiorców.

Utrzymywanie kontaktu z mediami odgrywa znaczącą rolę w budowaniu wizerunku każdej firmy. Działania z zakresu public relations stanowią istotną część wszystkich działań wizerunkowych, a ich spektrum wraz z rozwojem branży i technologii stale się poszerza. Kompetentny rzecznik prasowy jest niezbędny w każdej firmie, która chce świadomie budować swój profil i reputację. Jest to zdanie dla człowieka-instytucji, czyli przede wszystkim eksperta w danej dziedzinie, otwartego na komunikację, rzetelnego, logicznie myślącego i opanowanego.

Rzecznik prasowy reprezentuje firmy i instytucje w kontaktach z mediami i odpowiada za całość informacji, które przekazywane są na zewnątrz organizacji. Jednym słowem zarządza jej reputacją. W swojej pracy również tworzy strategię komunikacji, dzięki której pomaga realizować krótko i długoterminowe cele komunikacyjne przedsiębiorstwa. Z jednej strony jest osobą świetnie poinformowaną o tym, co na bieżąco dzieje się w organizacji, zaś z drugiej musi dystrybuować w odpowiedni sposób te informacje na zewnątrz. Jego siła i charyzma ma znaczący wpływ na postrzeganie marki, jej produktów lub usług.

Szybkość i rzetelność informacji, czyli zadania rzecznika prasowego

Obecnie zadania rzecznika prasowego wykraczają szeroko poza kontakty z dziennikarzami. W obliczu zmian, czyli od chwili, w której media społecznościowe stały się ulubionym kanałem odbiorców w celach komunikacji, jego rola nabrała nowego znaczenia.

Kontakty z mediami mogą przyjmować różne formy – zarówno bezpośrednią, podczas briefingów lub konferencji prasowych, jak i telefoniczną, mailową lub za pośrednictwem social media. Technologia stała się jednocześnie przyjacielem i wrogiem branży public relations. Media społecznościowe dały możliwość szybkiej dystrybucji bieżących informacji, zaś odbiorcy mogą je dowolnie komentować. Kryzysy w social media wybuchają nagle, bo każdy negatywny komentarz, drobne niedopatrzenie czy zirytowany internauta, mogą być potencjalnym zagrożeniem i początkiem szerokiej dyskusji lub hejtu. Rzecznik prasowy odpowiada również za przygotowywanie i dystrybucję materiałów prasowych na temat instytucji. Zazwyczaj są to aktualności z życia firmy, informacje o produktach, planowanych innowacjach czy konferencjach branżowych. Na jego barkach spoczywa także organizacja wydarzeń medialnych tj. eventy, konferencje prasowe czy briefingi. Jako specjalista ds. komunikacji, odpowiada również za działania, które usprawniają porozumiewanie się wewnątrz firmy. To dzięki jego pracy informacje skutecznie przepływają między różnymi działami i tym samym prowadzą do zwiększenia wydajności pracy i efektywności.

Zimna krew i anielska cierpliwość, czyli jakie kompetencje powinien posiadać rzecznik prasowy?

Rzecznik prasowy w firmie ma na swoich barkach wiele zadań, a ich sprawne wykonywanie wymaga określonych cech charakteru. Jako profesjonalistę powinna wyróżniać go przede wszystkim wysoka kultura osobista, komunikatywność, odporność na stres oraz odpowiednia prezencja. Niezbędna będzie także obszerna wiedza o firmie oraz branży, w której pracuje, znajomość specyfiki określonych mediów, umiejętność analizowania zebranych informacji i formułowania wniosków. Ponadto, powinien znać prawo prasowe i prawo własności intelektualnej, które są fundamentem codziennej pracy. Obowiązkowo powinien posługiwać się znowelizowanym przez Związek Firm Public Relations Kodeksem Dobrych Praktyk. Dokument ten wyznacza standardy postępowania i norm etycznych w PR. Jest formą samoregulacji branżowej oraz podsumowuje zasady działalności firm public relations w trzech obszarach: relacji z otoczeniem, klientami i wewnątrzśrodowiskowymi.

W działaniach public relations rola rzecznika prasowego jest kluczowa. Nakładając jego rękami “ludzką twarz” na organizację, można skuteczniej komunikować wiadomości opinii publicznej i mediom, a także świadomie zarządzać reputacją firmy. Rzecznik prasowy to w praktyce multizadaniowy reprezentant firmy w kontaktach z mediami oraz otoczeniem na zewnątrz firmy. To copywriter, dziennikarz oraz manager w jednym, który sprawnie łączy wszystkie działania komunikacyjne i w odpowiedni sposób kreuje wizerunek firmy. Jest niezbędny wszędzie tam, gdzie firma chce prowadzić spójną politykę brandingu i budowania wizerunku. Zazwyczaj jest to domena dużych korporacji i światowych marek, ale coraz częściej również średnie firmy decydują się zatrudnić osobę, która będzie ich reprezentować w kontaktach z mediami.

Autor tekstu: Patrycja Jaksim

O autorce: Specjalista ds. Public Relations. Autorka projektu www.prtoday.pl. Zafascynowana rozwojem kompetencji i szeroko pojętym tematem komunikacji marki z podmiotami rynku. Pomaga małym i średnim firmom wykorzystywać narzędzia PR do skutecznej komunikacji z otoczeniem.

Źródło zdjęcia głównego: Hunters Race/Unsplash