site logo
  • PRosta
    komunikacja
  • meandry
    marketingu
  • reklamówka
    pomysłów
  • medialne
    rozmaitości

  • o nas

  • współpraca

  • kontakt
Homepage > medialne rozmaitości > Zarządzający: spotkania bywają stratą czasu, zwiększajmy ich efektywność!
19.07.2019  |  Dodane przez Redakcja w medialne rozmaitości

Zarządzający: spotkania bywają stratą czasu, zwiększajmy ich efektywność!

headway-jfR5wu2hMI0-unsplash

Aż 74% zarządzających codziennie ma spotkania w małej grupie osób, 60% – przynajmniej raz w tygodniu odbywa zebrania w większym zespole, połowa – przynajmniej raz w tygodniu ma telekonferencje. Co trzeciego zarządzającego najbardziej podczas spotkań kłuje w oczy brak zaangażowania uczestników, co czwartego – korzystanie z telefonu i laptopa, zamiast aktywnego udziału. Zdaniem menedżerów efektywność spotkań mogłoby podnieść pilnowanie, aby kończyły się one decyzjami oraz określanie zawsze wcześniej celu zebrania – to wnioski z badania firmy szkoleniowo-doradczej 4Results.   

„Spotkania: efektywnie spędzony czas czy stracone godziny?” – to tytuł badania zrealizowanego przez firmę szkoleniowo-doradczą 4Results na próbie 492 zarządzających: kierowników i menedżerów z różnych branż. Pokazuje ono wyraźnie, że szefowie w firmach mają tydzień w tydzień wiele różnych spotkań oraz telekonferencji, które dzięki kilku zabiegom mogłyby być przygotowane i prowadzone bardziej efektywnie. Zaoszczędziłoby to czas i energię członków zespołu.

Dużo spotkań bezpośrednich, mało wideokonferencji

Z badania wynika, że zarządzający mają dużo spotkań bezpośrednich. 9 na 10 z nich ma przynajmniej raz w tygodniu takie zebrania w małej grupie, 5 na 10 – w większej grupie osób. Sporo jest spotkań zdalnych. 50% badanych realizuje przynajmniej raz w tygodniu telekonferencje. Co ciekawe, 60% zarządzających nie miewa ich w ogóle, a jedynie 8% ma je każdego dnia.

Autorzy raportu rekomendują przeniesienie, tam gdzie to możliwe, części telekonferencji do „reala”. Szczególnie tych, które wymagają podjęcia trudniejszych decyzji, będących efektem negocjacji – po to, aby by podnieść jakość interakcji i uprościć prowadzenie spotkań. Eksperci 4Results rekomendują  też, jeśli kontakt bezpośredni jest niemożliwy, częstsze wykorzystywanie kamery i realizowanie wideokonferencji, co podnosi zaangażowanie uczestników.

Matryca spotkań: upraszcza zarządzanie

Jakie typy spotkań prowadzą zarządzający? Najczęściej biorą udział w „operatywkach” – krótkich spotkaniach dotyczących bieżącej pracy – codziennie realizuje je 50% menedżerów i kierowników. Ciekawy jest fakt, że aż 48% zarządzających spotkania z własnym szefem 1:1 ma rzadziej niż raz w tygodniu, a 14% nie ma ich wcale. Rzadkie są też spotkania strategiczne – rzadziej niż raz w tygodniu realizuje je 56% respondentów, a 13% nie miewa ich w ogóle.Autorzy raportu rekomendują uporządkowanie siatki spotkań.

– Każdej organizacji rekomendujemy wprowadzenie rytmu różnych spotkań z tygodniem jako podstawową jednostką czasu – komentuje Sławomir Błaszczak, partner zarządzający firmy 4Results. – Nasze doświadczenia oraz wiedza płynąca z różnych metodyk zarządzania pokazują, że cykliczność spotkań porządkuje myślenie i ułatwia zarządzanie, monitorowanie realizacji celów. W naszym raporcie z badań przedstawiamy autorską „matrycę spotkań” – dodaje.

Efektywniejsze spotkania bezpośrednie

Zarządzający mają poczucie traconego czasu i nonsensu wielu spotkań. Chcieliby, aby spotkania były celowe, służyły podejmowaniu decyzji, a nie autoprezentacji członków zespołu czy licytacji osiągnięć. 62% badanych uważa, że spotkania bezpośrednie byłyby skuteczniejsze, gdyby pilnowano, aby kończyły się decyzjami/ustaleniami, 62% – gdyby określano wcześniej cel spotkań, 39% – gdyby ograniczano liczbę uczestników spotkań do niezbędnego minimum. Z kolei mniej istotne jest np. punktualne rozpoczęcie i zakończenia (15% wskazań) czy dbanie o pozytywną atmosferę (18% badanych).

Szefów najbardziej kłuje w oczy brak zaangażowania i koncentracji uczestników zebrań (wskazuje na nie 3 na 10 uczestników badania) czy ignorowanie celu spotkania poprzez korzystanie w trakcie z telefonów i komputerów (co czwarty badany) oraz wpadanie w dygresje (o tym wspomina co piąty).

Autorzy raportu rekomendują między innymi określanie celu spotkania w zaproszeniu wysyłanym uczestnikom oraz zwoływanie wyłącznie uczestników, którzy są niezbędni podczas zebrania. I w końcu: stwierdzają, że obecnie, przy takim ich wolumenie, jedną z kluczowych umiejętności menedżerskich jest umiejętnie angażowanie uczestników wydarzeń.

– W prowadzeniu efektywnych spotkań kluczowe jest przekazanie energii prowadzącego uczestnikom. To uzyskamy, przede wszystkim, najpierw poprzez zadbanie o energię własną prowadzącego, a następnie poświęcenie całej uwagi opiniom zgromadzonych, dopytywanie, angażowanie – komentuje Maciej Robakiewicz, aktor i trener 4Results. – Czasami niewiele trzeba, aby „uruchomić” osobę – wystarczy trochę atencji dla wyznawanych przez nią poglądów i proponowanych przez nią rozwiązań – dodaje.

Telekonferencje: będzie ich coraz więcej

50% zarządzających ma przynajmniej raz w tygodniu telekonferencje. Niestety często są one niskiej jakości, uczestnicy włączają się i wyłączają, trapią ich problemy techniczne, a nawet jeśli tych usterek nie ma, nie słuchają, wykonują w trakcie inne zadania, są nieuważni. 55% badanych twierdzi, że można podnieść skuteczność popularnych „call’i”, gdyby współuczestnicy nie rozpraszali się innymi czynnościami. 27% managerów punktuje problemy techniczne, jako wyraźnie obniżający skuteczność czynnik.

Eksperci 4Results rekomendują, aby zarządzający zaakceptowali niedoskonałość tej formy kontaktu, nie skupiali się wyłącznie na problemach technicznych, natomiast koncentrowali na realizacji celu spotkania, nawet pomimo trudności. Warto zapraszać małą liczbę uczestników lub wyraźnie przypisywać role (prelegenci, słuchacze, decydenci itp.). Koniecznie jest też rozsyłanie materiałów przed call’em, lub uruchamianie w odpowiednim systemie trybu prezentacji, aby każdy miał przed oczami ten sam materiał.

– Warto nauczyć się lepiej angażować uczestników spotkań zdalnych. Dopytuj, sprawdzaj opinie, rób „szybkie ankiety” – radzi Sławomir Błaszczak z 4Results. – W czasach coraz częstszej pracy w zespołach rozproszonych jedną z podstawowych kompetencji menedżera staje się umiejętność prowadzenia spotkań zdalnych: trzeba się nastawić, że będzie ich coraz więcej – podsumowuje.

Badanie „Spotkania: efektywnie spędzony czas czy stracone godziny?”, zrealizowano w miesiącach luty-maj 2019 r. przy wykorzystaniu kwestionariusza PAPI (Paper & Pen Personal Interview – wywiad bezpośredni z udziałem ankiety papierowej). W badaniu wzięło udział 492 menedżerów i kierowników. Byli to przede wszystkim zarządzający z dużych (250+) firm (80% próby), w wieku 30-50 lat (48%) z różnych branż.

Pełny raport z badania dostępny jest tutaj.

badanie efektywność raport spotkania zarządzanie

Dodano przez Redakcja

Poprzedni wpisMedia Expert wykorzystuje popularność siatkówki do zwiększenia letniej wyprzedaży
Sprawdź, jak sztuczna inteligencja rejestruje zdjęcia na Facebooku!

Podobne wpisy:

  • john-tuesday-8c6iJMh80BI-unsplash
    Instagram nadal sprzedaje, ale teraz „ramię w ramię” z TikTokiem. Najnowsze wyniki raportu na temat rynku influencerskiego w Polsce
  • Best Brands 2023
    Wystartowało badanie 2. edycji Best Brands Poland, które wyłoni najsilniejsze marki w Polsce

Komentarze: brak

Dołącz do dyskusji: zostaw komentarz. Kasuj komentarz

(will not be shared)

Najnowsze

  • DV Campaign Automator usprawni proces trafikowania kampanii w Google Campaign Manager 360
  • Kampania dla NewBalance w modelu TikTok Friendly Video Production
  • PUMA i Palomo Spain łączą siły, prezentując swobodne ujęcie kultury surfingu w stylu retro

Newsletter

Medialna Perspektywa

Zobacz także:

Tagi

akcja społeczna badanie biznes Crash Mondays CSR e-commerce ekologia Facebook Google handel influencer marketing influencerzy Instagram kampania kampania edukacyjna kampania reklamowa kampania społeczna komunikacja konferencja konkurs koronawirus kryzys wizerunkowy LinkedIn marketing media Meta monitoring mediów nowość online Public Relations raport reklama sklep internetowy social media spot reklamowy sprzedaż sztuczna inteligencja TikTok trendy Twitter współpraca wydarzenie YouTube zakupy święta

O nas

Medialna Perspektywa to portal poświęcony Public Relations, komunikacji w mediach, marketingowi
i mediom społecznościowym oraz reklamie.

Mapa strony

  • Strona główna
  • O nas
  • Kontakt
  • Współpraca
  • Regulamin strony
  • Blog
  • Newsletter

Tematy

  • meandry marketingu
  • medialne rozmaitości
  • PRosta komunikacja
  • reklamówka pomysłów
  • Uncategorized

Newsletter

Projekt i wykonanie Fabrykawww.com 2018 | Projekt logo: Karolina Romanow