Aż 74% zarządzających codziennie ma spotkania w małej grupie osób, 60% – przynajmniej raz w tygodniu odbywa zebrania w większym zespole, połowa – przynajmniej raz w tygodniu ma telekonferencje. Co trzeciego zarządzającego najbardziej podczas spotkań kłuje w oczy brak zaangażowania uczestników, co czwartego – korzystanie z telefonu i laptopa, zamiast aktywnego udziału. Zdaniem menedżerów efektywność spotkań mogłoby podnieść pilnowanie, aby kończyły się one decyzjami oraz określanie zawsze wcześniej celu zebrania – to wnioski z badania firmy szkoleniowo-doradczej 4Results.   

„Spotkania: efektywnie spędzony czas czy stracone godziny?” – to tytuł badania zrealizowanego przez firmę szkoleniowo-doradczą 4Results na próbie 492 zarządzających: kierowników i menedżerów z różnych branż. Pokazuje ono wyraźnie, że szefowie w firmach mają tydzień w tydzień wiele różnych spotkań oraz telekonferencji, które dzięki kilku zabiegom mogłyby być przygotowane i prowadzone bardziej efektywnie. Zaoszczędziłoby to czas i energię członków zespołu.

Dużo spotkań bezpośrednich, mało wideokonferencji

Z badania wynika, że zarządzający mają dużo spotkań bezpośrednich. 9 na 10 z nich ma przynajmniej raz w tygodniu takie zebrania w małej grupie, 5 na 10 – w większej grupie osób. Sporo jest spotkań zdalnych. 50% badanych realizuje przynajmniej raz w tygodniu telekonferencje. Co ciekawe, 60% zarządzających nie miewa ich w ogóle, a jedynie 8% ma je każdego dnia.

Autorzy raportu rekomendują przeniesienie, tam gdzie to możliwe, części telekonferencji do „reala”. Szczególnie tych, które wymagają podjęcia trudniejszych decyzji, będących efektem negocjacji – po to, aby by podnieść jakość interakcji i uprościć prowadzenie spotkań. Eksperci 4Results rekomendują  też, jeśli kontakt bezpośredni jest niemożliwy, częstsze wykorzystywanie kamery i realizowanie wideokonferencji, co podnosi zaangażowanie uczestników.

Matryca spotkań: upraszcza zarządzanie

Jakie typy spotkań prowadzą zarządzający? Najczęściej biorą udział w „operatywkach” – krótkich spotkaniach dotyczących bieżącej pracy – codziennie realizuje je 50% menedżerów i kierowników. Ciekawy jest fakt, że aż 48% zarządzających spotkania z własnym szefem 1:1 ma rzadziej niż raz w tygodniu, a 14% nie ma ich wcale. Rzadkie są też spotkania strategiczne – rzadziej niż raz w tygodniu realizuje je 56% respondentów, a 13% nie miewa ich w ogóle.Autorzy raportu rekomendują uporządkowanie siatki spotkań.

– Każdej organizacji rekomendujemy wprowadzenie rytmu różnych spotkań z tygodniem jako podstawową jednostką czasu – komentuje Sławomir Błaszczak, partner zarządzający firmy 4Results. – Nasze doświadczenia oraz wiedza płynąca z różnych metodyk zarządzania pokazują, że cykliczność spotkań porządkuje myślenie i ułatwia zarządzanie, monitorowanie realizacji celów. W naszym raporcie z badań przedstawiamy autorską „matrycę spotkań” – dodaje.

Efektywniejsze spotkania bezpośrednie

Zarządzający mają poczucie traconego czasu i nonsensu wielu spotkań. Chcieliby, aby spotkania były celowe, służyły podejmowaniu decyzji, a nie autoprezentacji członków zespołu czy licytacji osiągnięć. 62% badanych uważa, że spotkania bezpośrednie byłyby skuteczniejsze, gdyby pilnowano, aby kończyły się decyzjami/ustaleniami, 62% – gdyby określano wcześniej cel spotkań, 39% – gdyby ograniczano liczbę uczestników spotkań do niezbędnego minimum. Z kolei mniej istotne jest np. punktualne rozpoczęcie i zakończenia (15% wskazań) czy dbanie o pozytywną atmosferę (18% badanych).

Szefów najbardziej kłuje w oczy brak zaangażowania i koncentracji uczestników zebrań (wskazuje na nie 3 na 10 uczestników badania) czy ignorowanie celu spotkania poprzez korzystanie w trakcie z telefonów i komputerów (co czwarty badany) oraz wpadanie w dygresje (o tym wspomina co piąty).

Autorzy raportu rekomendują między innymi określanie celu spotkania w zaproszeniu wysyłanym uczestnikom oraz zwoływanie wyłącznie uczestników, którzy są niezbędni podczas zebrania. I w końcu: stwierdzają, że obecnie, przy takim ich wolumenie, jedną z kluczowych umiejętności menedżerskich jest umiejętnie angażowanie uczestników wydarzeń.

– W prowadzeniu efektywnych spotkań kluczowe jest przekazanie energii prowadzącego uczestnikom. To uzyskamy, przede wszystkim, najpierw poprzez zadbanie o energię własną prowadzącego, a następnie poświęcenie całej uwagi opiniom zgromadzonych, dopytywanie, angażowanie – komentuje Maciej Robakiewicz, aktor i trener 4Results. – Czasami niewiele trzeba, aby „uruchomić” osobę – wystarczy trochę atencji dla wyznawanych przez nią poglądów i proponowanych przez nią rozwiązań – dodaje.

Telekonferencje: będzie ich coraz więcej

50% zarządzających ma przynajmniej raz w tygodniu telekonferencje. Niestety często są one niskiej jakości, uczestnicy włączają się i wyłączają, trapią ich problemy techniczne, a nawet jeśli tych usterek nie ma, nie słuchają, wykonują w trakcie inne zadania, są nieuważni. 55% badanych twierdzi, że można podnieść skuteczność popularnych „call’i”, gdyby współuczestnicy nie rozpraszali się innymi czynnościami. 27% managerów punktuje problemy techniczne, jako wyraźnie obniżający skuteczność czynnik.

Eksperci 4Results rekomendują, aby zarządzający zaakceptowali niedoskonałość tej formy kontaktu, nie skupiali się wyłącznie na problemach technicznych, natomiast koncentrowali na realizacji celu spotkania, nawet pomimo trudności. Warto zapraszać małą liczbę uczestników lub wyraźnie przypisywać role (prelegenci, słuchacze, decydenci itp.). Koniecznie jest też rozsyłanie materiałów przed call’em, lub uruchamianie w odpowiednim systemie trybu prezentacji, aby każdy miał przed oczami ten sam materiał.

– Warto nauczyć się lepiej angażować uczestników spotkań zdalnych. Dopytuj, sprawdzaj opinie, rób „szybkie ankiety” – radzi Sławomir Błaszczak z 4Results. – W czasach coraz częstszej pracy w zespołach rozproszonych jedną z podstawowych kompetencji menedżera staje się umiejętność prowadzenia spotkań zdalnych: trzeba się nastawić, że będzie ich coraz więcej – podsumowuje.

Badanie „Spotkania: efektywnie spędzony czas czy stracone godziny?”, zrealizowano w miesiącach luty-maj 2019 r. przy wykorzystaniu kwestionariusza PAPI (Paper & Pen Personal Interview – wywiad bezpośredni z udziałem ankiety papierowej). W badaniu wzięło udział 492 menedżerów i kierowników. Byli to przede wszystkim zarządzający z dużych (250+) firm (80% próby), w wieku 30-50 lat (48%) z różnych branż.

Pełny raport z badania dostępny jest tutaj.