Sprawny prze­pływ infor­ma­cji jest dziś pod­stawą dzia­ła­nia firmy na rynku. Sku­teczne zarzą­dzanie to nie­ustanna dys­try­bu­cja wia­do­mo­ści na zewnątrz, czyli do jej grona odbior­ców. Umie­jęt­ność wła­ści­wego komu­ni­ko­wa­nia marki jest w dzi­siej­szym świe­cie jedną z najważniejszych funk­cji zarzą­dzania organizacją. Daje moż­li­wość kreowa­nia wize­runku, zwięk­sza­nia infor­ma­cyj­nego zasięgu, a takżebudo­wa­nia spo­łecz­nego zaufa­nia. Wpro­wa­dzasz na rynek nowy pro­dukt? Inwe­stu­jesz w nowe tech­no­lo­gie? Pla­nu­jesz duże wyda­rze­nie? Poin­for­muj o tym media.

Czym jest biuro pra­sowe?

Biuro pra­sowe to jed­nostka orga­ni­za­cyjna, która sku­pia wokół sie­bie przede wszyst­kim przed­sta­wi­cieli mediów, ale także osoby zain­te­re­so­wane działalno­ścią firmy. Pełni funkcję pośrednika pomiędzy komunikacją na linii firma – dziennikarz. Innymi słowy, to kom­plek­sowe zarzą­dzanie informa­cją na temat danego przed­się­bior­stwa czy marki. 

Zespół biura pra­sowego two­rzy i reda­guje mate­riały pra­sowe na temat firmy, aktu­al­nych wyda­rzeń, pla­no­wa­nych inwe­sty­cji, even­tów czy zmian. Opra­co­wuje wypo­wie­dzi eks­per­tów, sta­no­wi­ska zarządu, wywiady, tworzy materiały wideo z firmowych wydarzeń. Wia­do­mo­ści te za pośred­nic­twem dostęp­nych kana­łów infor­ma­cyj­nych dys­try­bu­uje do mediów. Biuro prasowe to także regu­larne moni­to­ro­wa­nie każ­dego kroku firmy i szybka ana­liza czy dana ścieżka komu­ni­ka­cji jest wła­ściwa. Dzięki sta­ty­sty­kom można spraw­dzać i kon­tro­lo­wać co dzien­ni­ka­rze piszą na temat organizacji. Co wię­cej, biuro uła­twia kon­takt nie tylko pomię­dzy firmą a mediami, ale także pomię­dzy nią, a jej part­ne­rami bizne­so­wymi.

Korzyści i zalety press room-u

Biuro pra­sowe buduje pro­fe­sjo­nalny wize­ru­nek firmy. Robi wra­że­nie nie tylko na dzien­ni­ka­rzach, ale także na kon­ku­ren­cji i part­ne­rach biznesowych. Zapew­nia trans­mi­sję rze­tel­nych infor­ma­cji do odpo­wied­nich grup doce­lo­wych. To pew­ność, że wszyst­kie infor­ma­cje, jakie dotrą do mediów są praw­dziwe i pocho­dzą z zaufa­nego źró­dła, a ponadto komunikaty tra­fią do zdefiniowanego odbiorcy. Nie jest sztuką roze­sła­nie mate­ria­łów do wszyst­kich, a dotar­cie do wła­ści­wej grupy i zain­te­re­so­wa­nie ich danym tema­tem.

Press room ofe­ruje łatwą obsługę, moż­li­wość syn­ch­ro­ni­za­cji z fir­mową stroną inter­ne­tową, skrzynką mailową czy kalen­da­rzem wyda­rzeń. Uła­twia otrzy­my­wa­nie zapro­szeń na wyda­rze­nia bran­żowe, umoż­li­wia dzien­ni­ka­rzom zdo­by­cia akre­dy­ta­cji, a także pozy­tyw­nie wpływa na pozy­cjo­no­wa­nie strony inter­ne­to­wej.

E-PR, czyli wir­tu­alne biuro pra­sowe

Inter­net to dziś nie tylko naj­szyb­sze źró­dło infor­ma­cji, ale także dla wielu ludzi jedyne i pod­sta­wowe źró­dło wia­do­mo­ści. Dla­tego biura pra­sowe coraz czę­ściej two­rzą swoje odpo­wied­niki w inter­ne­cie. Wir­tu­alne biuro pra­sowe łączy w sobie cechy naj­lep­szego PR-owca, szyb­kiego rese­ar­chu danych w sieci i dzien­ni­kar­stwa w inno­wa­cyj­nym wyda­niu. Dzięki dzia­ła­niom online firma zapew­nia wszystkim zainteresowanym dostęp do informacji przez całą dobę, sie­dem dni w tygo­dniu. Warto pamię­tać, że dzien­ni­ka­rze są specy­ficzna grupą, inną niż klienci, i trzeba o nich zadbać w odpowiedni sposób. Pra­cują zwy­kle wła­snym ryt­mem, a nie w sta­łych godzi­nach, dlatego nie­ogra­ni­czony dostęp do infor­ma­cji jest dla nich klu­czowy.

Dzięki wir­tu­alny plat­for­mom, agen­cja przej­muje odpo­wie­dzial­ność za całość obo­wiąz­ków zwią­za­nych z przy­go­to­wa­niem i opty­ma­li­za­cją dzia­łań e-PR. W ramach jed­nej usługi zarzą­dza kana­łami fir­mo­wymi w social mediach i stroną inter­ne­tową. Firma zyskuje wspar­cie w kon­taktach z dzien­ni­ka­rzami i por­ta­lami informacyjnymi.

Stacjonarnie czy online?

Sta­cjo­narne biura pra­sowe zazwy­czaj są domeną wiel­kich gra­czy rynkowych, firm o dużych zasię­gach, które nie­ustan­nie pro­wa­dzą wielokana­łowe dzia­ła­nia i potrze­bują często komu­ni­ko­wać swoje aktywności. Z kolei wirtualne biuro pra­sowe może mieć każda orga­ni­za­cja, zarówno małe, jak i średnie przed­się­bior­stwa. Pole­cane jest ono także lokalnym fir­mom, które dzięki profesjonalnym dzia­ła­niom mogą zaist­nieć w regio­nal­nych redak­cjach.

Two­rze­nie war­to­ścio­wych i rze­tel­nych infor­ma­cji oraz łatwość komu­ni­ka­cji z dzien­ni­ka­rzami to obo­wiązki każ­dego nowo­cze­snego i odpo­wie­dzial­nego przed­się­biorstwa. Z pomocą przychodzą biura prasowe oraz wirtualne platformy, które dodatkowo oferują funkcję bloga i magazynu. Dzięki takim transparentnym działaniom, dystrybucja informacji jest łatwiejsza, szybsza i przynosi namacalne zyski.

Autor tekstu: Patrycja Jaksim

O autorce: Specjalista ds. Public Relations. Autorka projektu www.prtoday.pl. Zafascynowana rozwojem kompetencji i szeroko pojętym tematem komunikacji marki z podmiotami rynku. Pomaga małym i średnim firmom wykorzystywać narzędzia PR do skutecznej komunikacji z otoczeniem.

Źródło zdjęcia głównego: Dan Dimmock/Unsplash