Sprawny przepływ informacji jest dziś podstawą działania firmy na rynku. Skuteczne zarządzanie to nieustanna dystrybucja wiadomości na zewnątrz, czyli do jej grona odbiorców. Umiejętność właściwego komunikowania marki jest w dzisiejszym świecie jedną z najważniejszych funkcji zarządzania organizacją. Daje możliwość kreowania wizerunku, zwiększania informacyjnego zasięgu, a takżebudowania społecznego zaufania. Wprowadzasz na rynek nowy produkt? Inwestujesz w nowe technologie? Planujesz duże wydarzenie? Poinformuj o tym media.
Czym jest biuro prasowe?
Biuro prasowe to jednostka organizacyjna, która skupia wokół siebie przede wszystkim przedstawicieli mediów, ale także osoby zainteresowane działalnością firmy. Pełni funkcję pośrednika pomiędzy komunikacją na linii firma – dziennikarz. Innymi słowy, to kompleksowe zarządzanie informacją na temat danego przedsiębiorstwa czy marki.
Zespół biura prasowego tworzy i redaguje materiały prasowe na temat firmy, aktualnych wydarzeń, planowanych inwestycji, eventów czy zmian. Opracowuje wypowiedzi ekspertów, stanowiska zarządu, wywiady, tworzy materiały wideo z firmowych wydarzeń. Wiadomości te za pośrednictwem dostępnych kanałów informacyjnych dystrybuuje do mediów. Biuro prasowe to także regularne monitorowanie każdego kroku firmy i szybka analiza czy dana ścieżka komunikacji jest właściwa. Dzięki statystykom można sprawdzać i kontrolować co dziennikarze piszą na temat organizacji. Co więcej, biuro ułatwia kontakt nie tylko pomiędzy firmą a mediami, ale także pomiędzy nią, a jej partnerami biznesowymi.
Korzyści i zalety press room-u
Biuro prasowe buduje profesjonalny wizerunek firmy. Robi wrażenie nie tylko na dziennikarzach, ale także na konkurencji i partnerach biznesowych. Zapewnia transmisję rzetelnych informacji do odpowiednich grup docelowych. To pewność, że wszystkie informacje, jakie dotrą do mediów są prawdziwe i pochodzą z zaufanego źródła, a ponadto komunikaty trafią do zdefiniowanego odbiorcy. Nie jest sztuką rozesłanie materiałów do wszystkich, a dotarcie do właściwej grupy i zainteresowanie ich danym tematem.
Press room oferuje łatwą obsługę, możliwość synchronizacji z firmową stroną internetową, skrzynką mailową czy kalendarzem wydarzeń. Ułatwia otrzymywanie zaproszeń na wydarzenia branżowe, umożliwia dziennikarzom zdobycia akredytacji, a także pozytywnie wpływa na pozycjonowanie strony internetowej.
E-PR, czyli wirtualne biuro prasowe
Internet to dziś nie tylko najszybsze źródło informacji, ale także dla wielu ludzi jedyne i podstawowe źródło wiadomości. Dlatego biura prasowe coraz częściej tworzą swoje odpowiedniki w internecie. Wirtualne biuro prasowe łączy w sobie cechy najlepszego PR-owca, szybkiego researchu danych w sieci i dziennikarstwa w innowacyjnym wydaniu. Dzięki działaniom online firma zapewnia wszystkim zainteresowanym dostęp do informacji przez całą dobę, siedem dni w tygodniu. Warto pamiętać, że dziennikarze są specyficzna grupą, inną niż klienci, i trzeba o nich zadbać w odpowiedni sposób. Pracują zwykle własnym rytmem, a nie w stałych godzinach, dlatego nieograniczony dostęp do informacji jest dla nich kluczowy.
Dzięki wirtualny platformom, agencja przejmuje odpowiedzialność za całość obowiązków związanych z przygotowaniem i optymalizacją działań e-PR. W ramach jednej usługi zarządza kanałami firmowymi w social mediach i stroną internetową. Firma zyskuje wsparcie w kontaktach z dziennikarzami i portalami informacyjnymi.
Stacjonarnie czy online?
Stacjonarne biura prasowe zazwyczaj są domeną wielkich graczy rynkowych, firm o dużych zasięgach, które nieustannie prowadzą wielokanałowe działania i potrzebują często komunikować swoje aktywności. Z kolei wirtualne biuro prasowe może mieć każda organizacja, zarówno małe, jak i średnie przedsiębiorstwa. Polecane jest ono także lokalnym firmom, które dzięki profesjonalnym działaniom mogą zaistnieć w regionalnych redakcjach.
Tworzenie wartościowych i rzetelnych informacji oraz łatwość komunikacji z dziennikarzami to obowiązki każdego nowoczesnego i odpowiedzialnego przedsiębiorstwa. Z pomocą przychodzą biura prasowe oraz wirtualne platformy, które dodatkowo oferują funkcję bloga i magazynu. Dzięki takim transparentnym działaniom, dystrybucja informacji jest łatwiejsza, szybsza i przynosi namacalne zyski.
Autor tekstu: Patrycja Jaksim
O autorce: Specjalista ds. Public Relations. Autorka projektu www.prtoday.pl. Zafascynowana rozwojem kompetencji i szeroko pojętym tematem komunikacji marki z podmiotami rynku. Pomaga małym i średnim firmom wykorzystywać narzędzia PR do skutecznej komunikacji z otoczeniem.
Źródło zdjęcia głównego: Dan Dimmock/Unsplash
Komentarze: brak